PERENCANAAN KEPEGAWAIAN

TUGAS KELOMPOK
JURUSAN MANAGEMENT PERKANTORAN
SMK EXCELLENT 1 TANGERANG

PERENCANAAN KEPEGAWAIAN

1. PENGERTIAN

Menurut  SriHartini, 2010, Perencanaan kepegawaian adalah keseluruan proses pemikiran dan penentuan secara matang mengenai hal-hal yang akan  di kerjakan di masa yang akan datang dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Menurut Moekijat, 1991. Perencanaan kepegawaian adalah salah satu penentuan kebutuhan pegawai untuk waktu yang akan datan dengan cara memenuhi kebutuhan tersebut yang meliputi penentuan jenis kecakapan yan diperlkan dan banyaknya orang untuk tiap jabatan, tempat dan kapan kebutuhan pegawai tersebut diperlukan.

Menurut saya, Perencanaan Kepegawaian yaitu Keseluruhan proses pemikiran (program) dari penentuan yang sudah matang mengenai tindakan atas program yang akan dilakukan dimasa mendatang guna untuk pencapaian tujuan yang telah ada sebelumnya, perencanaan pegawai berfokus pada sumber daya manusianya.

2. KEGIATAN PERENCANAAN KEPEGAWAIAN

• Perencanaan Ruang Kantor
• Arus pekerjaan berjalan lancar secara efektif
• Ruang kerja yang tersedia dapat dimanfaatkan secara maksimal
• Hubungan kerja antar pegawai berjalan dengan baik dan efektif
• Adanya kenyamanan dari para pekerja
• Pengawasan dari pimpinan mudah dilaksanakan
• Adanya kesan positif dari tamu yang datang, dll
• Perencanaan Iklim Organisasi
• Pemimpin mampu menciptakan iklim (suasana) yang kondusif dan menyenangkan melalui hubungan yang manusiawi dan menyenangkan agar mampu mendorong untuk tercapainya tujuan.
• Perencanaan Budaya Organisasi

Terkait erat dengan variabel-variabel dalam komunikasi, diantaranya :

• Kepuasan terhadap organisasi
• Iklim (suasana) organisasi
• Kualitas media komunikasi
• Sarana dan prasarana kerja
• Penyebaran informasi
• Beban kerja
• Ketetapan pekerjaan
• Pembentukan tim kerja
• Pemeliharaan kesehatan
• Pembentukan moral dan disiplin pegawai
• Perencanaan pembinaan dan penembangan pegawai
• Perencanaan Tata Usaha Kepegawaian

Dalam perencanaan tata usaha kepegawaian maka ada beberapa hal yang harus direncanakan :

• Analisis jabatan secara berkala
• Formasi bagi pegawai
• Pengadaan pegawai sekaligus anggarannya
• Diklat pegawai
• Peralatan kantor
• Kesejahteraan pegawai secara adil
• Pengembangan karier pegawai
• SIMPeg (Sistem Informasi Kepegawaian)

PERENCANAAN PEGAWAI

Perencanaan pegawai adalah suatu perkiraan yang sistematis tentang kebutuhan dan pengadaan atau pasokan tenaga kerja/karyawan (Werther dan Davis, 1989). Perencanaan kepegawaian berfokus pada program –  program yang akan dilakukan.

• TUJUAN

Tujuan Umumnya yaitu, untuk mendukung tujuan orgnisasi melalui pengadaan dan memanfaatkan SDM yang memiliki potensi untuk menunjang pelaksanaan tugas-tugas secara efektif dan efisien.

Tujuan khususnya yaitu, menetapkan prediksi promosi (jabatan) dan pekerjaan yang kosong atau dalam jangka waktu 1tahun mendatang yang sudah harus diisi, baik sesuai jumlah maupun sesuai klasifikasinya. Menetapkan prediksi permintaan SDM selama 2-3 tahun (max.5 th) .(Nawawi Hadiri, 2008)

• MANFAAT

1. Organisasi dapat memanfaatkan SDM yang sudah ada secara lebih baik.
2. Produktivitas kerja dari tenaga yang telah ada dapat ditingkatkan.
3. Penentuan kebutuhan tenaga kerja dimasa depan baik dalam jumlah maupun kualifikasinya untuk mengisi berbaai jabatan dan menyelenggarakan beberapa aktivitas baru kelak
4. Penanganan informasi ketenaga kerjaan
5. Penelitian yang terkait analisis situasi pasar kerja.
6. Sebagai dasar penyusunan program kerja bagi satuan kerja yg menangani SDM dlm organisasi.

FAKTOR-FAKTOR PERENCANAAN PEGAWAI

• Faktor Internal

1. Rencana strategik dan rencana operasional
2. Prediksi produk dan penjualan
3. Pembiayaan SDM
4. pembukaan bisnis baru
5. Desain organisasi dan desain pekerjaan
6. Keterbukaan dan keikutsertaan manajer

• Faktor Eksternal

Kondisi lingkungan yg berada diluar kendali perusahaan , yaitu;

1. Ekonomi nasional dan internasional
2. Sosial,politik dan hukum
3. Teknologi
4. Pasar tenaga kerja dan pesaing

• Faktor Ketenagakerjaan

1. Jumlah, waktu dan kualifikasi SDM yang pensiun, pegawai yang berhenti atau keluar dan PHK sesuai       dengan Kesepakatan Kerja Bersama (KKB) atau konrak kerja
2. Prediksi yang meninggal dunia

 HAMBATAN PERENCANAAN KEPEGAWAIAN

• Tujuan yang tidak tepat
• Sistem kompensasi yang tidak tepat
• Lingkungan eksternal yang kompleks dan dinamis
• Kondisi persaingan yang semakin tajam
• Keengganan untuk mengubah tujuan
• Tidak memahami organisasi yg semakin dinamis
• Terjadi konflik internal organisasi

Cara meminimalisir hambatan-hambatan diatas yaitu dengan cara menjaga komunikasi, partisipasi, evalusi periodik jangka pendek.

• KEGIATAN UTAMA DALAM PERENCANAAN PEGAWAI

1. Persediaan pegawai pada saat ini
2. Peramalan (perkiraan) suplai dan permintaan pegawai
3. Rencana untuk menambah pegawai yang bermutu
4. Pengawasan dan umpan balik (feedback) untuk memberikan umpan balik pada sistem

SISTEM PERENCANAAN PEGAWAI

• Penyusunan anggaran tenaga kerja

yaitu memadukan jumlah tenaga kerja yang tersedia dengan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan dengan mempertimbangkan;

A. Dasar Penyusunan Formasi

Didasarkan pada jenis pekerjaan, sifat pekerjaan, perkiraan beban kerja, perkiraan kapasitas pegawai, jenjang dan jmlah jabatan, yg tersedia dan alat yang diperlukan untuk pelaksanaannya.

B. Sistem Penyusunan Formasi

• Sistem sama yaitu menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang sama bagi semua satuan organisasi      tanpa membedakan besar kecilnya beban kerja.
• Sistem ruang lingkup menentukan jumlah dan kualitas pegawai berdasarkan jenis, sifat dan beban            kerja.

C. Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja

Suatu proses analisis yang logis untuk mengetahui jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan dalam suatu unit organisasi.

D. Anggaran Belanja Pegawai

Penentuannya disesuaikan dgn kemampuan perusahaan yang didasarkan pada skala prioritas  bagian-bagian yang sangat penting terlebih dahulu.